ガソリン代はあまり高額にならないようでしたら日当の範囲で対応してしまって良いです。
日当の範囲外でガソリン代の実費精算をされる場合には、ガソリン代の領収書は必要になります(立替経費としてfreeeにアップします)。

日当は1ヶ月分をまとめて給与と一緒にお支払いになるかと思いますので、その時に計上します。