出張旅費規定を設定することは、基本的にはメリットの方が大きいかと思いますが、簡単にまとめてみましたので、ご参考としていただければ幸いです。

◆メリット
1. 税務上のメリット
規定に基づいた出張旅費の支払いは、適正な範囲の金額であれは税務上の非課税扱いを受けることができるので、節税対策として利用されます。

2. 明確な基準の設定
出張に関する旅費や日当の支払い基準が明確になり、役員や従業員にとっても会社にとっても予算管理がしやすくなります。

3. 公平性と透明性
全従業員に同じ基準を適用することで、公平性が保たれ、透明性が高まります。

4. 業務の効率化
出張に関する手続きや精算がスムーズになり、管理業務の負担が軽減されます。

◆デメリット
1. 規定の作成
規定を作成するためには、初期に時間と労力がかかります。

2. 運用の継続的な管理
基本的には規定を作成した場合、規定に従って継続的に運用する必要があります。

◆作成・届出等について
出張旅費規程を設けた場合、特段行政等に提出する必要はございません（常時10名以上の従業員を使用する事務所は提出する必要があります）。
また、規程を作成することで旅費の実費に加えて日当の支払いが可能となります。

日当は法人側としては経費とすることができ、日当を受け取った役員・従業員は所得税もかかりませんため規程で定めた金額をもらうことが可能です。
※日当については、頻度や金額によっては役員報酬・給与とみなされる場合がございますのでその点には注意が必要です。（明確な金額等については定められていませんので、常識的な範囲内での決定が必要です。）

◆旅費規定のひな形
下記リンクに国内出張のひな形がございますので作成のご参考にしていただけますと幸いです。
https://旅費規程.net/article/007.html#s02

海外出張のひな形はあまり該当がなかったのですが、下記リンク内の海外出張の箇所を参考にするとよいかと存じます。
http://www.ce-partner.jp/file/ryohikitei.pdf

◆具体的手順
ご対応いただく具体的な手順としましては以下の通りです。
・規定の作成
・出張申請書の作成
・出張報告書の作成
・出張旅費精算書の作成
・出張旅費の精算

◆ご参考

私たちのホームページに旅費規定についてまとめたものがありますので、こちらも合わせてご参考としていただければ幸いです。
https://ashitak.com/tax/setsuzei27_ryohikitei/